Club-Constitution

FOCUS CAMERA CLUB CONSTITUTION


  1. NAME


  1. This club shall be known as the FOCUS CAMERA CLUB.
  2. The head office of the club shall be in the Greater Moncton Area.


  1. OBJECTIVES


  1. To motivate, promote and develop within our membership an interest in all the various aspects of photography at all levels.
  2. To promote within the community a greater awareness of photography as an art.


  1. OFFICERS OF THE CLUB


  1. The guiding body of the club shall be the executive committee, consisting of the President, Vice-President, Secretary, Treasurer, the Immediate Past President and the chairpersons of the standing committees.
  2. The President shall appoint Chairpersons for the following standing committees:
  1. CAPA
  2. Field Trips
  3. Program
  1. Any five members of the executive committee shall constitute a quorum of the executive committee.


  1. MEMBERSHIP


  1. Membership shall be open to anyone of good character who is fully acquainted with, agrees with, and is interested in the aims and objectives of the club.
  2. A person shall be considered a member in good standing upon payment of annual dues.
  3. All members in good standing may enter club competitions, CAPA competitions and receive any other benefits offered to the club.
  4. Members will each have one vote and the right to hold office.
  5. Should any member act in a manner detrimental to the general interest of this club and contrary to our discrimination and harassment policy, that member may be suspended by a vote at a regular or special meeting.  For the current copy of our discrimination and harassment policy, it can be found by following this link and or see Appendix A. https://docs.google.com/document/d/16A0Cig6H8jRa7slceQ_8bCKXlSkBVXy8IlqlHUvBes0/edit
  6. Honorary membership may be granted at the discretion of the executive committee.


  1. FISCAL YEAR


  1. The fiscal year shall be July 1 through June 30.
  2. The membership fee shall be concurrent with the fiscal year.


  1. MEETINGS


  1. The annual general meeting for the purpose of the election of the executive committee, the hearing of reports and for such business as may be brought forth at the meeting, shall be held in May or June at a time and place to be determined by the executive committee.
  2. Regular meetings of the members of the club shall be held on a regular basis as determined by the executive committee.
  3. Special meetings may be called by the president or by a majority of the executive committee or by any ten members in good standing.
  4. At least 14 days prior notice of the time, place and purpose of the annual general meeting or special meeting and reasonable and appropriate notice for regular meetings shall be given to all members by email or by regular mail at the address provided by the member.
  5. Ten members shall constitute a quorum at any meeting.
  6. Meetings of the members shall be conducted with “ROBERTS RULES OF ORDER” as a guide.


  1. ELECTIONS OF OFFICERS


  1. The executive committee members shall be elected at the annual general meeting, and shall hold office until the next annual general meeting.
  2. Executive committee members shall be eligible for re-election.
  3. In the event of a vacancy occurring in any executive committee positions, the executive committee may appoint a member to fill the vacancy for the balance of the term.
  1. The executive committee shall appoint a nominating committee of at least three


  1. DUTIES OF OFFICERS


  1. The President shall preside at the meetings of the club, at the executive committee meetings, and shall exercise general supervision over the affairs of the club.  The President may from time to time appoint such additional committees as may be deemed appropriate.
  2. The Vice-President shall act as the president in the latter’s absence.
  3. The Secretary shall keep minutes of all executive meetings and minutes of the Annual General Meeting, be responsible for general correspondence, prepare executive meeting agenda with the President, schedule executive meetings and locations with President, send out the agenda and reminder to the executive committee two weeks prior to the meeting date, gather all images for club meetings, and shall be responsible for maintaining a current copy of the constitution and by-laws of the club.
  4. The Treasurer shall have custody of all monies, keep proper records and make all disbursements approved by the members. The Treasurer shall submit a financial report at each annual general meeting, and when requested to do so by the executive committee.


  1. AMENDMENTS


      Amendments to this constitution may be made by a two-thirds majority vote of the members present at the annual meeting, provided notice of motion is given at the previous regular or special meeting.


  1. MEMBERSHIP FEES
   The annual membership fee shall be determined at each annual general meeting.
  1. REMUNERATION
      The officers of the club shall serve without remuneration.
  1. PAYMENT OF ACCOUNTS
  1. All cheques or payments issued on behalf of the club shall bear two signatures. The Treasurer, Vice-President and President will have signing authority.
  2. Any proposed expenditure in excess of $150.00 (one hundred and fifty dollars) must be submitted for approval at a regular, special or annual general meeting of the members.


  1. GENERAL


  1. The club name may not be used in any personal or commercial advertising or for any purpose whatsoever unless specific approval by the executive committee has first been obtained.
  2. Members shall not, in the name of the club, enter into or involve the club in any negotiations, or responsibility of any nature without specific approval of the executive committee.


ACTE CONSTITUTIF – LE CLUB DE PHOTOGRAPHIE FOCUS
  1. NOM :


  1. Ce club sera comme sous le nom « LE CLUB DE PHOTOGRAPHIE FOCUS ».
  2. Le bureau principal de club sera situé dans la région de Grand Moncton.


  1. OBJECTIFS :


  1. De motiver, promouvoir, et développer parmi nos membres, quel que soit leur niveau, un intérêt dans les divers aspects de la photographie.
  2. De sensibiliser la communauté sur la photographie comme étant un art.


  1. DIRIGEANTS DU CLUB :


  1. L’organisme dirigeant du club est le comité exécutif, composé du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier, de l’ancien président, et des présidents de l’assemblée des comités permanents.
  2. Le président appointe un président de l’assemblé pour les comités permanents suivant :
  1. ACAP
  2. Excursions
  3. Programme
  1. Le quorum du comité exécutif est atteint lorsque cinq membres de ce comité sont présents.


  1. ADHÉSION :


  1. L’adhésion est offerte aux personnes de bonne réputation qui connaissent, souscrivent à, et sont intéressées à servir les intérêts de club.
  2. Quiconque paye la cotisation annuelle est considéré comme membre en règle.
  3. Tout membre en règle peut participer aux compétitions de l’ACAP, ainsi que prendre avantage tout autre bénéfice offert au club.
  4. Un membre aura le droit de vote et le droit d’être nommé pour un mandat.
  1. Tout membre qui agit de manière préjudiciable, nuisible et contraire au bien général du club et contrairement à notre politique de discrimination et harcèlement pourra être suspendu par vote lors d’une assemblée ordinaire ou spéciale. La copie de la politique de discrimination et d’harcèlement se trouve à l’Annexe A de ce document ou sur notre site internet à l’adresse suivante. https://docs.google.com/document/d/16A0Cig6H8jRa7slceQ_8bCKXlSkBVXy8IlqlHUvBes0/edit
  1. Le comité exécutif peut, à sa discrétion, nommer des membres honoraires.


  1. ANNÉE FISCALE :


  1. L’année fiscale est du 1 juillet au 30    juin.
  2. Les frais d’adhésion sont pour l’année fiscale.


  1. ASSEMBLÉE :


  1. L’assemblée générale annuelle, aux fins d’élire le comité exécutif, de la présentation des rapports ou pour tout autre affaire qui peut être introduire lors de l’assemblée, a lieu au mois de mai ou juin, et le comité exécutif fixe la date, l’heure et le lieu.
  2. Des assemblées ordinaires des membres ont lieu régulièrement, tel que déterminé par le comité exécutif.
  3. Une assemblée spéciale peut être convoquée par le président, par une majorité du comité exécutif, ou par dix membres en règle.
  4. La date, l’heure, le lieu ainsi que l’objet de l’assemblée générale annuelle ou l’assemblée spéciale doit être communiqués à tous les membres par courriel ou par courrier courant à l’adresse fournie par le membre au moins quatorze jours à l’avance, et dans le cas d’une assemblée ordinaire, un avis doit être communiqué  dans un délai raisonnable et approprié.
  5. Le quorum d’une assemblée est atteint lorsque dix membres sont présents.
  6. Les assemblées sont dirigées en utilisant le « Roberts Rules of Order » comme guide.


  1. ÉLECTION DES DIRIGEANTS :


  1. Les membres du comité exécutif seront élus lors de l’assemblée générale annuelle, et seront en fonction jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.
  2. Les membres du comité exécutif sont éligibles à être réélus.
  3. En cas de vacance d’un siège au comité exécutif, ce dernier peut nommer un membre pour combler la vacance pour le reste de mandat.
  4. Le comité exécutif nomme un comité des candidatures composé d’au moins trois membres. Ce comité est chargé de présenter son rapport à l’assemblée ordinaire précédent l’assemblée annuelle.  Des candidatures additionnelles peuvent être soumises en séance lors de cette assemblée ordinaire ou à l’assemblée annuelle, pourvu que le candidat soit présent ou qu’il ait donné son consentement par écrit.


  1. FONCTIONS DES DIRIGEANT :


  1. Le président préside les assemblées du club, les assemblées du comitée exécutif, et exerce une supervision générale des affaires du club. Le président peut de temps à autre, comme il le juge nécessaire, constituer des comités additionnels.
  2. Le vice-président agit comme président en l’absence de ce dernier.
  3. Le secrétaire est responsable de rédiger le procès-verbal des assemblées ainsi que de l’assemblée générale annuelle. Le secrétaire est aussi responsable de la correspondance générale du club. Avec le président, le secrétaire doit rédiger les ordres du jour, faire l’horaire et établir l’endroit de chaque assemblée ainsi que de faire parvenir ceux-ci aux membres de l’exécutif. Le secrétaire doit s’assurer de faire un rappel deux semaines avant chaque assemblée aux membres de l’exécutif. Le secrétaire doit rassembler les images soumises pour le club. Le secrétaire doit maintenir et mettre à jour l’acte constitutif et les règlements administratifs du club.
  4. Le trésorier a la garde de l’argent, est responsable de tenir les comptes, et de faire les déboursements tels qu’approuvés par les membres. Le trésorier soumet un rapport financier à chaque assemblée générale annuelle, et lorsque le comité exécutif l’exige.


  1. MODIFICATIONS :


     Cet acte constitutif peut être modifié par la majorité des deux tiers des voix des membres présents à l’assemblée générale annuelle, pourvu que la motion ait été faite lors de l’assemblée ordinaire ou spéciale précédente.


  1. FRAIS D’ADHÉSION :   


     La cotisation annuelle est déterminée à chaque assemblée générale annuelle.  


  1. RÉMUNÉRATION :
     Les dirigeants du club siègent sans rémunération.
  1. PAIEMENTS :


  1. Tout chèque ou paiement provenant du club doit avoir deux signatures. Le trésorier, le vice-président et le président sont autorisés à signer.
  2. Toute dépense de plus de cent cinquante dollars (150$) doit être autorisée lors d’une assemblée ordinaire des membres, ou lors de l’assemblée générale annuelle.


  1. GÉNÉRAL


  1. Le nom du club ne peut être utilisé à des fins personnelles ou de publicités commerciales ou pour toutes autres fins que ce soit, à moins d’avoir reçu a priori l’autorisation du comité exécutif.
  2. Il est interdit pour un membre de négocier, au nom du club, ou impliquer ce dernier dans des négociations ou quelque responsabilité que ce soit, sans l’autorisation expresse du comité exécutif.
Nota : Dans ce document, un mot indiquant le masculin comprend le féminin, et vice-versa.


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